Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi:              Raision Bushidoka ry (”Yhdistys”) Verkkosivut: http://bushidoka.2baa.net/ Sähköposti:                        bushidoka.raisio(at)gmail.com

1.1   Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tehtävää hoitaa:       Varainhoitaja

Sähköposti:               bushidoka.laskut(at)2baa.net

2   Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyken toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

4   Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö­ ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu­ ja sukunimi
  • Rekisteröidyn yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (vyöarvot ja niiden suoritusajankohta)

5   Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

6   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

  1. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
  2. Paperilla olevat tiedot säilytetään rekisteriasioista vastaavan henkilön kotona niin, että materiaaliin pääsy on vain asianmukaisilla henkilöillä.
  • Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee rekisteriasioista vastaavan henkilön omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta säilytetään rekisteriasioista vastaavan henkilön kotona. Rekisteriasioista vastaava henkilö huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

7   Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

8  Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU­alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

9   Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10  Profilointi

Yhdistys ei toteuta automaattista profilointia.

11  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  1. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  2. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  3. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  4. vaatia henkilötietojensa poistamista;
  5. peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  6. vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  7. saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  8. vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.